MAKLUMAT-MAKLUMAT KONTRAKTOR

Peranan Unit Rujukan

Unit Maklumat adalah merupakan satu unit yang diberi peranan menjadi pusat rujukan maklumat kontraktor, sebagai melaksanakan salah satu dari empat fungsi utama PKK iaitu menjadi pusat rujukan perihal kontraktor di seluruh negara.

Unit ini secara amnya adalah bertanggungjawab membekalkan maklumat kontraktor kepada semua pengguna yang memerlukannya untuk tujuan-tujuan tertentu.  Peranan membekalkan maklumat ini adalah penting kerana PKK adalah satu-satunya agensi di negara ini yang diberi tugas dan tanggungjawab mendaftarkan kontraktor kerja bermula tahun 1984 dimana tugas-tugas ini sebelumnya dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan/Badan-Badan Berkanun yang lain.

Jenis-Jenis Pengguna

Jenis-jenis pengguna yang memerlukan sesuatu maklumat kontraktor adalah terdiri dari pengguna dalaman dan luaran sebagaimana berikut :-

• Pengguna Dalaman

Pengguna dalaman adalah terdiri dari pegawai-pegawai dan kakitangan PKK sendiri yang memerlukan sesuatu maklumat kontraktor untuk melaksanakan tugas harian masing-masing seperti yang terkandung dalam aktiviti tiap-tiap seksyen di PKK.

• Pengguna Luaran

   

  Pengguna kategori ini adalah terdiri dari pengguna diluar PKK yang memerlukan sesuatu maklumat bagi maksud kegunaan organisasi masing-masing.  Pengguna luaran ini adalah terdiri dari tiga jenis :-

• Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun dan lain-lain Agensi Kerajaan.

• Syarikat-syarikat Perunding yang dilantik oleh Kerajaan untuk melaksanakan sesuatu projek pembangunan.

• Pihak awam/swasta.

Jenis-Jenis Maklumat

Jenis-jenis maklumat yang dibekalkan oleh PKK kepada pengguna-pengguna adalah dikelaskan seperti berikut :-

• Maklumat berkaitan dengan penjelas peranan, fungsi dan bidang kuasa PKK serta kepentingannya sebagai Pusat Pendaftaran dan rujukan kontraktor seluruh negara dan hubungannya dengan pengguna-pengguna.

• Maklumat berkaitan dengan kontraktor seperti profail/atau latar belakang kontraktor, senarai kontraktor, analisa atau perangkaan kontraktor, maklumat tertentu mengenai sesuatu kontraktor serta lain-lain penjelasan mengenainya.

• Maklumat yang memerlukan penerangan, penjelasan mengenai arahan-arahan, peraturan-peraturan, aktiviti-aktiviti dan amalan-amalan PKK.

Sumber Maklumat

Sumber maklumat kontraktor boleh didapati dari :-

• Fail-fail Sulit dan Terbuka

• Komputer

Peraturan Memohon Maklumat

Setiap permohonan maklumat hendaklah mengikut peraturan seperti berikut :

• Pengguna Dalaman

Sumber Fail	-	Pegawai/kakitangan boleh meminta sendiri fail-fail dari Kerani Rekod dengan menggunakan borang permintaan fail.
Sumber Komputer	-	Pegawai/kakitangan hendaklah mengemukakan permohonan melalui memo dalaman ditujukan kepada PSM 1 atau PSM 2.

• Pengguna Luaran

Pengguna luaran yang ingin meminta maklumat kontraktor untuk sesuatu tujuan hendaklah mengemukakan permohonan sebagaimana peraturan berikut :

 

Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun

 

Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun yang memerlukan maklumat kontraktor bagi satu-satu tujuan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

• Penilaian Tender

i)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama projek, nama kontraktor dan nombor pendaftaran kontraktor dengan PKK.
ii)	Menyertakan salinan iklan tender dengan catatan nota nama akhbar dan tarikh keluaran akhbar.

• Memanggil Sebutharga

Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama projek, tempat projek (khususnya nama daerah), kelayakan kelas/kepala, sub-kepala/taraf atau lain-lain keperluan.

• Maklumat Khas Sesuatu Kontraktor

Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama kontraktor, nombor pendaftaran kontraktor (jika ada) nama projek yang berkaitan dengan kes kontraktor tersebut (jika berkaitan) serta nyatakan tujuan maklumat diperlukan.

• Memanggil Tender

i)	Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun yang ingin memanggil tender secara iklan tidak perlu memohon maklumat kontraktor/senarai kontraktor. Sebaliknya jika senarai tender diperlukan bagi tender terhad permohonan hendaklah :-
ii)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama dan tempat projek, kelayakan kelas/kepala, sub-kepala/taraf atau lain-lain keperluan ( jika ada ).

• Lain-Lain Maklumat

Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan dengan jelas tujuan maklumat diperlukan dan jenis atau bentuk maklumat yang diperlukan.

Perunding Yang Dilantik

 

Syarikat perunding yang mengendalikan projek Kerajaan dan ingin memerlukan maklumat kontraktor bagi satu-satu tujuan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

• Penilaian Tender

i)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama projek, nama kontraktor dan nombor pendaftaran kontraktor dengan PKK.
ii)	Menyertakan salinan iklan tender dengan catatan nota nama akhbar dan tarikh keluaran iklan dan juga surat perlantikan dari Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun/Agensi Kerajaan yang melantik Syarikat Perunding untuk mengendalikan pembinaan/penyelenggaraan projek tersebut.

• Memanggil Sebutharga

i)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama projek/nama daerah/kelayakan kelas/kepala dan sub-kepala/taraf atau lain-lain keperluan.
ii)	Menyertakan salinan surat perlantikan dari Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun/Agensi Kerajaan yang melantik Syarikat Perunding untuk mengendalikan pembinaan/penyelenggaraan projek tersebut.

• Maklumat Khas Sesuatu Kontraktor

i)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama kontraktor, nama pendaftaran kontraktor ( jika ada ), nama projek yang berkaitan dengan kes kontraktor tersebut serta nyatakan tujuan maklumat diminta.

• Memanggil Tender

Perunding yang ingin memanggil tender secara iklan tidak perlu memohon maklumat, sebaliknya jika senarai tender diperlukan bagi tender terhad permohonan hendaklah :-

 

 

i)	Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan nama dan tempat projek, kelayakan kelas/kepala, sub-kepala/taraf atau lain-lain keperluan ( jika ada ).
ii)	Menyertakan salinan surat perlantikan dari Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun yang melantik perunding untuk mengendalikan pembinaan/penyelenggaraan projek tersebut.

• Lain-lain Maklumat

Mengemukakan surat permohonan rasmi dengan menyatakan dengan jelas tujuan maklumat diperlukan dan jenis atau bentuk maklumat yang diperlukan.

Swasta Dan Awam

 

Semua bentuk maklumat tidak dibenarkan diberi atas permohonan pihak swasta atau orang awam.  Bagaimanapun setengah-setengah permohonan boleh diberikan sekiranya keperluan tersebut mempunyai tujuan yang kukuh dan munasabah seperti permintaan dari pihak bank, lain-lain institusi kewangan syarikat guaman dan sebagainya. Ketua Seksyen/Ketua Unit Maklumat boleh menggunakan budibicara atas pertimbangan sama ada sesuatu maklumat itu boleh diberi atau tidak.